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维护办公场所--5s(办公区5s管理标准)

2024-08-10 6300 0 评论 市场管理


  

本文目录

  

  1. 办公室5S的意义
  2. 办公区域5S管理制度
  3. 办公室5s标准是什么
  4. 办公室5s管理内容和标准是什么
  5. 办公室5s包括什么

1、5S是指整理(SHIRI)、整顿(SEITON)、清扫(SEISO)、清洁(SEIKETSU)、素养(SHITSUKE)等五个项目,因日语的罗马拼音均为“S”开头,所以简称为5S。开展以整理、整顿、清扫、清洁和素养为内容的活动,称为“5S”活动。

  

2、5S管理不光适用于企业生产现场管理,同样适用于企业的其它部门管理,包括办公室管理。

  

3、1.提高企业形象 2.提高工作效率 3.提高库存周转率 4.减少差错和失误 5.加强安全,减少安全隐患 6.养成节约的习惯,降低企业成本 7.改善企业精神面貌,形成良好企业文化

  

为了给员工创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间坏境,使公司办公管理及文化建设提升到一个新层次,特制定如下制度。

  

本制度适用于集团公司全体员工。

  

1.每月对文件(包括电子文档)作盘点,把文件分为必要(有效)和不要(过期无效),必要文件交办公室送档案室归档。不要的全部销毁。

  

2.对所辖区域的物品、设备、空间做盘点,并区分其“要”和“不要”,分类如下:

  

(1)设备:电脑、打印机、文具、书籍等。

  

(2)空间:柜架、桌椅、储物箱等。

  

3.依据《必要品的使用频率和常用程度基准表》决定物品的“要”与“不要”

  

4.“不要”物品经各部门主管判定后,集中报废或拍卖;

  

必要品的使用频率和常用程度基准表

  

过去一年都没有使用过的物品,而且不能再用

  

丢弃,集中放置在部门同一位置,由部门相关人员定期进行处理

  

在过去的6个月中只使用过一次的物品

  

集中存放(例如归档或存放在库房中)

  

1.办公桌:桌面除文件、电脑、口杯、电话、文具外,不允许放其他物品:文具必须竖放。办公用品一般的常用品:笔、订书机、涂改液、即时贴、便条纸、橡皮、计算器,可以集中放在办公桌的一区域内,电脑线、网线、电话线有序放置:人离开半小时以上应将桌面收拾干净。

  

2.抽屉:最下层抽屉可以放4的文件、资料;把空间从充分利用起来,可以放如下物品:

  

2)个人的参考资料(文件夹、辞典、手册、商品目录等);

  

3)空白稿纸、不常使用的文具等。

  

3.坐椅:人离开时椅子调正,离开半个小时以上,椅子应放回桌洞内。

  

4.电脑:桌面成45度角放置,竖式主机置桌面下。

  

5.卡座屏风:内外侧不允许有私自张贴(如即时贴)。

  

6.垃圾篓:摆放有序,不影响通行和美观。

  

8.外衣手袋:请置挂于衣帽间或抽屉内,严禁随意放恣办公桌上。

  

b)饮水机:放指定地点,不得随意移动;

  

c)报刊:必须上报架,或阅完后放入办公桌内。

  

1.档案管理依据《集团档案管理制度》执行

维护办公场所--5s(办公区5s管理标准)

  

2.将文件按照待处理、处理中和已处理分类放置,此外还有机密文件。根据应用情况应将分为每日必用、常用和常不用三种,常不用的文件要尽快处置:

  

3.硬盘里的电子文档、资料分类必须条理清晰,电子文件需要永久、长期保存的,应形成纸质和办公软件等双套介质材料归档保存:

  

四、信件、电子邮件(OA)整顿:

  

1.做一个临时性的信夹,把不能立即处理的信件放在里面,必须保存的东西则放在信件保存册里:

  

2.办公自动化里面重要邮件应该及时备份:电脑硬盘中应专门建立一个文件夹,不能处理的邮件存放在里面:

  

公司办公楼有专门的保洁人员,公共区域(如通道、楼梯),办公设备:电脑、传真机、复印机、打印机等不需清扫,清扫的对象主要是个人办公区域:桌面,桌洞等。

  

桌面干净整洁、桌洞内无垃圾、无杂物遗落

  

1.文档桌面、电脑中不能有失效文件,不可轻易看到机密文件;

  

2.超过保管年限的表单及时集中销毁,保管年限内的表单装订送秘书部归档;

  

3.无破旧的卡片、册子、档案、报刊等;

  

4.无用的手稿与工作无关的文件;

  

1.彻底落实前面的整理、整顿、清扫工作;

  

2.利用文化宣传活动,保持新鲜活跃的活动气氛。

  

一、遵守《集团员工手册》有关规定

  

1.每月5S推行小组对整个公司的5S执行情况进行检查(每月2次);

  

2. 5S监督委员会委员对公司不定期巡查。

  

1.采取得分制,满分100分,每月统计每人平均分:

  

a) 5S小组进行检查,每月将统计成绩在物业软件上公布。月末对90分以下者给予警告处分,80分以下给予通报批评;

  

b)每月各部门的所有员工得分平均分作为各部门得分,对连续两个月排名第一名的部门给予奖励。

  

2.年终将各部门每月平均得分相加,得分最高者评为“5S先进部门”给予精神、物质奖励。

  

本制度于2011年03月05日起执行。

  

1、1整理:将工作场所中的任何物品区分为必要的与不必要的,必要的留下来,不必要的物品彻底清除。

  

2、2整顿:必要的东西分门别类依规定的位置放置,摆放整齐,明确数量,加一标示。

  

3、3清扫:清除工作场所内的脏污,并防止脏污的发生,保持工作场所干净亮丽。

  

4、4清洁:将上面的3S制度化、规范化,并贯彻执行及维持提升。

  

5、5素养:人人养成好习惯,依规定行事,培养积极进取的精神。

  

1、办公桌上没有与工作无关物品放置;

  

2、工作中的相关文件、记录分类摆放整齐、填写清楚无误;

  

7、电脑、电器等的电源线都束好,不杂乱无章抛落在地上;

  

8、办公桌小卡座屏风,除公司统一制作的个人标牌,内外侧不允许有任何张贴。

  

2、文件柜内的物品分类摆放好,文件夹应标有目录,方便查找,文具应摆放整齐,不得摆放其他物品;文件柜顶不得放置其他物品;

  

3、工作区内的椅子摆放整齐,不用时放回桌洞内;

  

1、办公桌、门窗等无灰尘、无油污;

  

2、地面保持无灰尘、无油污、无碎屑、纸屑等杂物;

  

3、清洁用具保持干净,每天下班前将垃圾桶内的垃圾倒掉;

  

4、桌面文具、文件摆放整齐有序;

  

5、桌面物品都是必需品;传真机、复印机内纸张齐备,并准备废纸箱;

  

6、电源、线路、开关、插座没有异常现象出现;

  

7、墙角、柜子、电脑底下为重点清扫区,保持干净;

  

1、办公室制定值日表,每天早上安排两人打扫卫生,擦办公桌面和电脑、打扫地面,保持地面清洁无灰尘;每天值日的人员负责清空垃圾桶内的垃圾;每周五下班前全体办公室人员进行一次大扫除,清理卫生死角,擦干净门窗玻璃和窗台上的灰尘;

  

2、制定办公室5S检查制度,对办公室5S管理进行定期检查,并作出评价。

  

3、不随地吐痰,不随便乱抛垃圾,看见垃圾及时收好放入垃圾箱内;

  

4、上班时间不进食,如早餐零食等;

  

5、上班时间不做与工作无关的事;

  

6、各部室下班后关闭空调、日光灯、电脑主机和显示屏电源,锁好门窗;

  

7、严格遵守执行公司的各项规章制度,按时上下班,不早退,不迟到,不旷工。

  

1、5S优点—减少浪费:由于场地杂物乱放,致使其他东西无处堆放,这是一种空间的浪费。

  

2、5S优点—提升企业形象:整齐清洁的工作环境,能够吸引客户,并且增强自信心。

  

3、5S优点—提高设备寿命:对设备及时进行清扫、点检、保养、维护,可以延长设备的寿命。

  

4、5S优点—降低成本:做好6个S可以减少跑冒滴漏和来回搬运,从而降低成本。

  

5、5S优点—交期准:生产制度规范化使得生产过程一目了然,生产中的异常现象明显化,出现问题可以及时调整作业,以达到交期准确。

  

6、5S优点—提高效率:拥有一个良好的工作环境,可以是个人心情愉悦;东西摆放有序,能够提高工作效率,减少搬运作业。

  

7、5S优点—质量保证:一旦员工养成了做事认真严谨的习惯,他们生产的产品返修率会大大降低,提高产品品质。

  

1、办公室5S工作也叫整理、整顿、清扫、清洁、素养。

  

2、整理自己的办公室,让办公室成为没有杂物,能集中注意力进行工作的地方。在办公桌上摆放的一般是目前需要处理的文件,而其他的文件、过去的文件、将来的文件、目前还未涉及的文件,应该把它们收起来放到柜子里面,而且这样的整理每天都要进行,不要把事务留到明天,要定期定制标签标识,对文件要用红颜色、绿颜色等标签标识标记起来。

  

3、整顿自己的工作作风和工作流程,让一切朝着能节约时间、增加效能的方向前进。整顿包括收拾和整理办公室,一般要在中午午餐吃饭前的时间做简单整理,在下午下班前做彻底全面的整理。整理办公室应该放在每次工作结束之后,这样可以快速进入工作状态,提升工作的效率。

  

4、将短期内不用的物品和文件归档,扫除工作障碍,营造快速进入工作状态的环境。及时地处理文件,建立适当的文档系统,文件包括纸质文件、电脑文件等,日用品要定期进行更新,不要乱七八糟,保持办公室的整洁,也是对工作时间的整理。

  

5、保持办公氛围的简洁,使自己很快进入高效工作的状态。抵制住种种诱惑,包括抽烟、喝咖啡、上午茶、下午茶等,实际是时间管理能否取得成效的重要因素。

  

6、养成好的习惯,摒弃不良行为习惯对时间的侵蚀,让时间成为自己所能掌控的有形资源。

  

7、1:在办公桌上摆放目前手头需要处理的文件;

  

8、2:每天都整理,不要把事务留到明天,定制标签标色;

  

9、3:及时处理文件,建立相应的文档系统;

  

10、4:整理工作时间,保持办公室整洁,经常整理文档;

  

11、5:避免被打断,筛选电话,拿起话筒,不坐着说话。


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